Gestire il tempo in maniera efficiente per raggiungere i propri obiettivi, ridurre lo stress e sentirsi realizzati
La gestione del tempo (time management) è la pianificazione di quanto tempo dedicare ad ogni attività giornaliera, in base ai propri obiettivi professionali o extra-professionali.
Per quale motivo è importante gestire il proprio tempo in maniera efficiente? Perché comporta benefici di fondamentale importanza:
- Raggiungere i propri obiettivi (es. avanzamento di carriera, più tempo libero per i propri hobby o per la famiglia);
- Avere controllo di quello che fai, avere controllo della situazione in cui ti trovi;
- Meno stress e più benessere;
- Maggiore qualità e quantità di risultati;
- Migliore reputazione;
- Rispetto delle scadenze.
Organizzare le proprie attività in base alle priorità, eliminare le perdite di tempo e raggiungere gli obiettivi, dimostra controllo della situazione e competenza. Aumenta la nostra soddisfazione personale e la nostra reputazione.
Come riesci a capire se stai organizzando il tuo tempo al meglio? C’è bisogno di un auto-esame.
Un giorno, scrivi su un foglio tutte le attività che svolgi, scrivi da che ora a che ora svolgi ciascuna attività e valuta se potevi svolgere ciascuna attività in meno tempo. Domandati se ogni attività era necessaria, oppure potevi eliminare qualche compito, o delegare certe attività a qualcun altro. Esamina la necessità, l’appropriatezza delle attività che svolgi e se il modo in cui le svolgi è realmente efficiente o meno.
Esame della necessità:
- Questa attività è veramente necessaria per raggiungere il mio obiettivo?
- Quanto è utile questa attività da 1 a 10?
Esame dell’appropriatezza:
- È appropriato che svolga io questa attività?
- C’è qualcuno più indicato di me per svolgere questa attività? Potrei delegare questa attività a qualcun altro?
- Potrei investire il mio tempo in attività più utili e profittevoli?
Esame dell’efficienza
- C’è un modo migliore per farlo?
- C’è un modo di farlo che mi permette di risparmiare tempo e avere più risultati?
Il risultato di questo auto-esame è eliminare o delegare certe attività, essere più efficienti, avere più tempo per ciò che è veramente importante.
Per gestire al meglio il proprio tempo è necessario definire le priorità in base ai propri obiettivi e a questo scopo ti puoi avvalere della matrice delle priorità. In pratica, fai prima ciò che è importante ed urgente, poi ciò che è importante ma non urgente, mentre ciò che non è importante va lasciato per ultimo. Ciò che non è importante né urgente, va eliminato o delegato.
Al fine di programmare la giornata, i mesi, o gli anni, puoi impiegare alcuni strumenti di programmazione quali:
- agenda;
- foglio di programmazione;
- grafico di Gantt;
- diagramma PERT.
Scegli lo strumento più indicato e semplice da utilizzare per te e per il tipo di attività che svolgi; non complicarti inutilmente la vita con programmazioni complesse, se non c’è bisogno. Una semplice agenda o un foglio di programmazione sono spesso sufficienti, ma vanno usati con auto-disciplina.
Ulteriori consigli per gestire al meglio il tuo tempo:
- prima di iniziare una giornata lavorativa (o di studio) fai l’elenco di tutte le attività che devi svolgere e assegna ad ogni attività un grado di priorità (A, B, C, D);
- assegna ad ogni attività una quantità di tempo precisa da dedicare (es. 1 ora, 2 ore, ecc.);
- se hai la possibilità svolgi le attività più impegnative o importanti nelle fasce orarie in cui sei nel pieno delle tue energie (qualcuno è più energico al mattino, qualcuno al pomeriggio, o alla sera);
- focalizzati sulla singola attività, sarai più concentrato e produttivo, il multi-tasking non è affatto produttivo come qualcuno vuole farci credere;
- evita continue distrazioni di email, chiamate e messaggi; stabilisci delle ore in cui leggi le email, rispondi ai messaggi e alle chiamate; così sarai più focalizzato e meno distratto;
- non sovraccaricarti di lavoro, andare in esaurimento non ti renderà né più produttivo né più felice.
In sintesi, programma le tue giornate, focalizzati sulle attività importanti e sulle priorità. Sarai più produttivo e sereno; raggiungerai più velocemente i tuoi obiettivi e sarai soddisfatto di te stesso.
LIBRO CONSIGLIATO PER APPROFONDIRE L’ARGOMENTO
“Time management. Come organizzare al meglio la propria settimana di lavoro” di Marion E. Haynes. Clicca il link per vedere il libro http://amzn.to/2tmHhlP
Dott. Andrea Miriello
Psicologo del lavoro e delle organizzazioni
Consulente, Formatore, Business Coach