Il lavoro a distanza, se fatto correttamente, può aumentare la produttività, ridurre tempi e costi. Al contrario, se fatto in maniera scorretta, può aumentare l’inefficienza, generare frustrazione e incrementare il numero di errori.
Quali sono gli elementi fondamentali per lavorare bene a distanza?
STRUTTURA ORGANIZZATIVA
Quando si lavora da casa, isolati, lontano da superiori e colleghi aumenta il rischio di confusione e incertezza.
Per evitare questo problema è necessario avere una chiara struttura organizzativa e processi di comunicazione efficaci. Questi aspetti sono importanti anche quando si lavora insieme nella stessa sede, ma sono ancora più critici nel lavoro da casa.
Per lavorare in modo efficiente da casa è necessario definire in modo chiaro:
- ruoli, compiti, responsabilità;
- obiettivi di team e obiettivi individuali;
- processi decisionali;
- mezzi di comunicazione.
Nel lavoro a distanza sono preferibili i team di piccole dimensioni, con obiettivi, ruoli, compiti e responsabilità definiti chiaramente.
LEADERSHIP
Gestire le persone a distanza è più difficile, non le vedi, non sei con loro. I manager devono essere ancora più abili a dirigere, motivare, supervisionare e comunicare. Dirigere significa comunicare in modo costante e coerente la missione, la visione e gli obiettivi da perseguire.
Motivare comporta far leva su bisogni ed interessi dei collaboratori per spronarli a raggiungere gli obiettivi e dare il massimo. Il leader è un modello ed una fonte di ispirazione.
Supervisionare implica controllare l’operato dei propri collaboratori, monitorare indicatori di prestazione e risultati.
Comunicare a distanza presenta maggiori difficoltà: aumenta il rischio di incomprensioni, mancanza di comunicazione, isolamento.
I leader dovrebbero incentivare una comunicazione semplice e trasparente, con precisi momenti e strumenti di condivisione delle informazioni sia in gruppo sia individualmente.
CULTURA ORGANIZZATIVA INCLUSIVA
Il rischio di lavorare a distanza è l’isolamento, l’insicurezza, il non sentirsi parte di un gruppo e non essere supportati da superiori e colleghi.
Il lavoro va umanizzato. Le persone hanno bisogno di contatto umano. Per questo motivo è importante non cadere nella trappola della “comunicazione fredda”, ovvero lavorare solo tramite email e gestionali.
Si può rendere “più umano” il lavoro a distanza utilizzando le video-chiamate, i webinar, le riunioni virtuali, le foto dei dipendenti nelle email. Questi strumenti servono anche ad aumentare il senso di appartenenza e la percezione di essere supportati da colleghi e superiori.
METODO DI LAVORO
Quando si lavora da casa gli orari di lavoro sono più sfumati, nessuno ti controlla, non hai la pressione degli occhi del capo; hai più libertà, non devi timbrare il cartellino. Sembra bello, ma qual è il rischio? La distrazione, il bambino che ti chiama o il cane che abbaia, il rallentamento del lavoro, lo svolgimento dei vari compiti senza un metodo preciso; sei più spontaneo e rilassato.
Per lavorare in modo efficiente e produttivo a distanza è importante il metodo e la gestione del tempo.
Il lavoro a distanza viene anche chiamato “smart working”, tradotto letteralmente significa “lavorare in modo intelligente”. Senza metodo di lavoro, senza organizzazione, non è più “smart working” è “stupid working”.
È necessario avere un piano di lavoro giornaliero: attività e compiti da svolgere in ordine di priorità; procedure chiare, snelle e condivise; definizione delle tempistiche per completare ogni attività.
Senza un piano di lavoro, senza metodo, rischi di lavorare fino a mezzanotte, distrarti facilmente e perdere tempo.
COMUNICAZIONE
Uno dei motivi più frequenti per cui il lavoro a distanza fallisce è qualche mancanza nella comunicazione: non si parla abbastanza, non si condividono adeguatamente le informazioni; si scrivono troppe email, spesso poco chiare, lunghe e complesse.
La comunicazione deve essere semplice, chiara e precisa. Si devono utilizzare in modo equilibrato tutti i canali di comunicazione (email, telefono, chat, video-chiamate) senza cadere nell’iper-comunicazione o nell’assenza di comunicazione.
Le riunioni di gruppo tramite video-chiamata dovrebbero avere un chiaro ordine del giorno, una lista di punti da trattare e un limite di tempo.
È importante utilizzare strumenti di comunicazione e condivisione semplici e intuitivi. La tecnologia deve essere un’alleata, non una nemica.
STRUMENTI E PIATTAFORME PER LAVORARE A DISTANZA
Di seguito si riportano alcuni strumenti, software e piattaforme per lavorare a distanza.
- Zoom
- Webex
- Tencent Conference
- Ding Talk
- Go to Meeting e Go to Webinar
- Microsoft Teams
- Dropbox Business
- Trello
- Asana
- Basecamp
- Slack
- Microsoft Planner
- Share Point
CONCLUSIONE
Il lavoro distanza può essere un’opportunità o un rischio, dipende da come viene gestito dall’azienda e dal singolo lavoratore.
Per far sì che il lavoro a distanza sia produttivo e gratificante è importante:
- definire in modo chiaro obiettivi, ruoli e compiti;
- dirigere, motivare e supervisionare (leadership);
- comunicare costantemente tramite diversi canali (telefono, email, video-chiamate);
- utilizzare un piano di lavoro giornaliero con orari e tempistiche definite;
- promuovere una cultura inclusiva e senso di appartenenza;
- utilizzare tecnologie semplici ed intuitive che facilitino il lavoro.
Dott. Andrea Miriello
Psicologo del lavoro e delle organizzazioni
Consulente, formatore, coach